鞋服店：怎样正确使用进销存系统

导读进销存系统已经不是什么新鲜的东西了可以说是业务模式相对成熟的领域各种进销项软件功能大同小异即使需求量最大的又是供货品种最多的然而面对琳琅满目的进销存系统如何选择一款适合自己的才是最重要的。软件的功能要与现有规模相符才行并不一定要追求高大上就像穿鞋子一样合脚的是最好的。本文从进销存各主要模块分析应该具有的功能各商家对号入座不一定适合每个商家不管是已经有进销存系统的还是没有进销存系统的希望能有所帮助。正文几年前我的一个朋友开了一家服装店磨盘滚打几年来从当初的一家店发展到现在的连锁店规模越来越大。起初的生意只在市区后来慢慢发展到下面的县市区还发展到了周围的城市连锁店规模大大小小也有20多家。那几年的服装实体店生意很好做不管是哪个地级市都有一个商品城鞋服店一家挨着一家价格便宜质量又好很适合老百姓消费。这里不讲他的生意经而是看看他如何管理这么多店铺的。当只有一家店的时候服装商品的采购和销售全部是手工记账只记录要采购那些商品销售单客户不要就不开了反正是自己家生意不需要记录那么清楚晚上下班的时候数一数口袋里有多少钱就行了。后来招聘了销售员账就需要记清楚了只要卖了东西就要开单子老板不在的时候不能不开单子晚上的时候根据销售单核对收款。手工记账产生的单子很容易丢失也不方便查询经朋友介绍选择了一款进销存软件开始使用软件办公。不得不说使用软件办公这一步是非常智慧的可能增加一些劳动对销售员的要求可能会更高一些但是带来的好处是意想不到的。这一点需要老板有超前的意识到目前为止很多单店铺的老板依然觉得进销存系统是个鸡肋一是不懂的如何操作而是手工帐就能满足现状的需要何必自找麻烦呢。有这个想法的人也就是局限于只开一家店铺了。这种情况的单店模式不关心库存不关心销售明细只关心花了多少钱进货卖了多少货只看结果不看过程。然而我那个朋友并没有这样想因为他准备开第二家店了第二家店从选址到装修再到铺货都是轻车熟路的很快就开业了然而问题依然出在进销存软件上由于最开始买的是单机版的销售软件每个店只能管理自己店铺的数据无法实现数据共享。好在只有2个店每个店把数据统计起来做个简单的合计就行了。至少能知道每个店的库存、成本、销售额。每个店的经营是独立的这样做无可厚非。然而老板并不是这样想的因为他要连续再开三家店一共五家店那就不是简单的合计了原来的单机版很难满足需要了。果断更换了网络版五家店使用同一的服务器每个店铺安装销售终端。总库存、每店的库存、销售报表等数据一目了然。可以说更换网络版实在是明智之举。如果说当今社会那个行业可以以一顶百那么恐怕只有软件这个行业可以做到了。如果没有软件这么多店铺的记账单靠人工即容易出错工作量又大。这一点在只有5个店铺的时候不明显当发展到20家店铺的时候就非常明显了。我这个朋友的成功除了营销经验外合理使用进销存软件辅助业务发展也是至关重要的。一个好汉三个帮进销存软件功不可没。朋友的生意似乎行云流水水到渠成然而其中的酸甜苦辣也只有经历过的人才知道。在进销存软件更新换代的过程中可谓充斥着选择、熬夜、数据迁移等等艰辛的过程。应该有多人的创业过程跟我这个朋友相似但是结果可能不一样我身边也有很多失败的例子业务发展到一定阶段遇到瓶颈无法突破被人工拖垮不能敏锐的获知重要数据导致决策失误。过于重视传统忽视甚至排斥新生事物。而更多的人满足于现状死于安乐。逆水行舟不进则退如何选择和正确使用进销存系统呢我们从商家对进销存的需求和进销存系统应有的功能两个两个角度来介绍也就是提出问题解决问题。什么样子的服装店才需要使用进销存系统首先需要有一定规模人工无法快速应对业务需要。那种人工记账就能满足的店铺建议不要上系统那样反而会增加工作量。其次要有发展连锁店的目标这样会分担软件系统的成本。再次你要知道使用软件系统能给你带来什么方便如果找不出三个说服自己的理由最好不要上因为你还要接受为了达到这种方便要录入很多数据的现实。经常有人问我能不能开发进销存软件我问他干什么用有的说我要时刻知道库存因为我的仓库离我比较远每次客人问某件商品还有没有货的时候我都要去仓库翻翻才知道。进了多货卖了多少还剩多少一概不知。我说可以但是你每天要把销售了多少货录入系统你采购了多少货要及时入库她就不乐意了还那么麻烦啊然后就不了了之了。还有一个朋友说我要随时查看销售价格有客户来拿货我要查询上次多少钱卖给他的我说可以你要把每笔销售单录入系统同时还要建立客户信息他说我没时间弄这些啊有时候忘了录入后来也不了了之了。这两个朋友的需求很明确只是不重视想得到这些数据也不是太麻烦的事进销存系统对他们来说就可有可无这么多年不上系统生意也照样风生水起也没影响多少。其实每个商家的目标不一样决策也不一样有的雄心勃勃有的只想守住一方净土都无可厚非。我朋友的例子告诉我一个道理总有一天你的对手会为你的日积月累而望尘莫及。使用进销存系统的误区使用任何软件系统首先要树立一个正确的观点那就是制度先行软件辅助。千万不要本末倒置很多人以为软件系统是万能的岂不知前后矛盾的管理制度是软件系统最大的杀手。国内的管理软件很难做难做的原因不是出于技术而是出于管理任何一个公司只要上软件必然涉及到某些环节的改变其中可能会牵扯到一些人的利益导致软件系统难以推行。所以那个公司上了软件后发现软件不好用的时候先想想自己的管理是不是不合理。没有一款软件是能百分之百的适合企业的要做到90%符合就很不错而通用的软件产品只能满足不到60%的核心需求只有软件定制才能达到90%以上。所以企业要想拥有适合自己的软件系统软件定制是唯一的选择。进销存系统应该具备的功能如何选择进销存系统使其能为我们的销售服务这是每个商家想做到的事情我朋友的服装店在选择进销存系统的时候经历了很多波折也走了一些弯路。鞋服行业销售模式相对成熟业务流程比较规范这类行业还包括床上用品等统称为鞋服系统。朋友公司在发展过程中选择进销存系统时也是一个从无到有从外行到内行从无知到专家的过程。我们可以简单来梳理一下以此共勉。对商品管理的需求颜色尺码商品首先要分类根据行业特点或者用途来分类例如上衣、外套男装、女装等这些大部分进销存软件都能满足。鞋服类商品独特的属性是颜色和尺码最初在选择进销存软件的时候并没有注意这一点而是用规格型号来代替没有区分颜色和尺码。对粗犷的销售模式来说这样做是完全可以的。但是后来要跟踪某款明星产品的时候就无能为力了经常是知道这款鞋子有几双具体颜色和尺码不知道。无论是衣服和鞋子它的颜色尺码管理应该是必须的首先每种商品都设定一个均码、均色不关心颜色和尺码的时候可以选择这两个属性。其次设定几种常用颜色和尺码也叫大众码。上衣和裤子鞋子和衣服儿童和成人男装和女装颜色和尺码又完全不一样为了方便管理可以设定尺码组、颜色组来方便用户使用。如下图先定义一下常用的颜色和尺码再定义一下尺码组、和颜色组一个颜色可以属于多个颜色组同样一个尺码也可以属于多个尺码组。商品基本信息里面定义商品的颜色和尺码通过颜色组和尺码组快速创建。这样一个商品有几种颜色和几种尺码就确定了各种颜色和尺码的商品都使用相同的货号。商品价格颜色和尺码的问题解决了如何定义商品的销售价格呢连锁店的商品价格定义和单店不一样要求每个店铺要有不同的定价例如一双鞋子在临朐店销售价格是280元在昌邑店的销售价格是260元我们总不能为每个店铺创建一种商品吧这时候就需要建立一种价格体系。价格体系可以按照店铺、地区来创建例如临朐店、昌邑店或者北京、青岛、潍坊再或者华北、华东等如下图价格体系创建好以后在商品信息里面为该商品的每个价格类型进行设置如下图这样就可以实现同一商品按店铺、地区定价了。也许有人会问为什么要这样做每个地区的销售价格在销售的时候卖多少价输入什么价就可以啊。是的最简单进销存都是这样做的但是往往我们在销售的时候是不允许随便修改价格的。这一点在连锁店铺尤为重要防止销售员乱改价格。对会员管理的需求会员对商家来说是非常重要的如何让顾客成为长期会员是每个商家都想做的事情。这就需要商家拿出留住会员的手段制定人性化的政策或者制度。会员管理自然成为进销存系统中的重要部分。一般的会员采用等级管理每个等级对应一定折扣代表不同等级会员具有不同的权益。对于忠诚度高的会员可以采用充值的方式吸引部分资金更好的发展业务提高服务水平。吸引会员的方式多种多样顾客是上帝这不是一句空话真要做到这一点不容易高效的进销存系统有利于促进工作的开展会员回访制度要建立会员喜好档案要建立会员生日要问候……未来的销售模式可以说谁服务好会员谁就能立于不败之地。粗犷的销售模式已经站不住脚服务升级必然是从会员入手。服务好会员离不开软件的支持首先要支持会员等级初看只要把会员划分等级就可以例如普通会员9折银卡会员8折金卡会员7折那么在销售商品时按照折扣自动计算出销售价格例如某件衣服1000元金卡会员销售价格就是700元银卡会员价格就是800元这样似乎很合理如下图会员与等级折扣的关系。但是在实际销售中往往要复杂的多还可能遇到以下情况另一件衣服普通会员不打折银卡会员9折金卡会员8折某双鞋子所有会员统一8折这就不能单独为会员等级设定折扣了而是应该设置一种折扣类型会员等级与折扣类型绑定折扣类型对应具体的折扣为每种商品设定折扣类型并设定折扣值。关系如下图从上图可以看出商品销售价格是由会员等级、商品折扣类型、商品价格共同决定的。对销售管理的需求店铺中主要的工作是销售销售离不开导购所以每一笔销售单都要与导购关联便于核算业绩。在销售过程中最频繁工作是库存查询、讨价还价、收款、退货。所以这些过程的操作一定是简便快捷为此大部分进销存软件都有专门的POS端POS端的操作可以完全使用键盘来完成不使用鼠标。如下图上述工作中最重要的莫过于销售价格的确定前面我们讲过商品销售价格如何制定但是那是一种正常的定价方式在实际工作中还有一种非正常模式那就是促销模式销售过程中是否可以修改价格一直是各连锁店存在争议的话题有的说允许修改销售中讨价还价是正常的可以修改的话比较灵活。有的说不能修改那样虽然灵活但是容易造成销售漏洞容易徇私舞弊。我们趋向于第二种说法销售价格一旦确定不允许修改如果确实存在特价情况需要特殊处理比如使用特殊权限的操作员修改价格选择促销方式修改销售价格。进销存支持的几种常用促销方式如下是否可以参加促销活动需要根据店铺、商品、会员类型、日期、时间段来设定严格控制促销范围。如下图可见使用会员机制、促销模式、特价处理可以完成整个销售过程中对销售价格的确定如果再延伸一下对应特殊价格引入工作流采用流程审批的方式完成例如某位顾客享受特价他又没有办理会员卡无法享受折扣这种情况我们通常是电话向主管申请然后最后从后台单独录入销售单据。这种模式引入流程后只需要发起申请主管领导收到信息后只需点同意还是不同意即可不需要再后台补录单据。特价审批流程图如下图对库存管理的需求一般一个店铺一个仓库也可以多个店铺共用一个仓库仓库管理主要是管好两件事一个是库存数量一个是库存成本。要使库存数量准确除了及时录入入库、出库单外还需要通过盘点纠正库存对损益进行报单管理时时保证账面库存和实际库存一致。盘点是一项繁琐、细致的工作传统的盘点方式是手动盘点然后把盘点数量输入系统这种盘点方式要求盘点的时候停止一切出入库操作当然也有进销存系统通过特殊手段来处理盘点的时候允许出入库操作。先进的盘点方式是时时盘点这个需要借助先进的手持设备—盘点机随着手机终端应用的发展盘点机也不需要了直接使用手机app进行盘点。库存成本是核算利润的重要依据如果你想准确核算毛利率必须准确输入进货价格库存单价一般按照每次的进货价格和数量进行加权平均加权平均法是最合理的也是最准确的。库存管理里面还需要一个重要的功能—库存台帐查询商品当前库存和某段时间内进出库明细库存台帐的作用是可以跟踪每一件商品的进出库情况必要的时候能够查询商品去向结合盘点找出库存管理漏洞。如下图对财务管理的需求基本的财务管理应该包括应收款管理、应付款管理、收入管理、支出管理、利润核算等围绕收入支出进行逐个环节管理从而最终得出利润。进一步展开应收款的来源包括销售单、采购退货单、其他应收款应付款的来源包括采购单、销售退货单、其他应付款收入包括应收款、其他收入支出包括应付款、其他支出利润等于收入减支出。这种模式是最直观的最简单的流水账模式很实用。如下图销售中收款方式也是至关重要的其中的费率问题是让商家最头痛的很多进销存软件收款和销售是分开的例如传统的银联的POS收款因为银联不提供这样的接口。随着微信和支付宝的兴起很多进销存软件都支持微信和支付宝收款因为微信和支付宝提供了这样的接口这种方式销售和收款是连在一起的。大部分商家都喜欢这种方式但是存在一个问题就是收款费率的问题传统的银联POS机费率最多是千分之三而微信和支付宝收款费率固定是千分之六日积月累这可不是小数字。那么有没有一种折中的方式既可以享受到银行的低费率又可以实现微信和支付宝收款答案是肯定的一些银行已经推出了这样的业务开放了对外的接口可以接受微信和支付宝的付款这方面兴业银行做的比较好。如下图兴业银行的对外接口收款工具图对统计分析的需求使用进销存系统的目的有两个第一个是记录销售数据第二个就是分析销售数据。近几年对大数据这个词吵得比较火热其实这个词很多年前就有只不过那时候不叫大数据或者说数据还不够大只能叫做查询分析、综合查询、报表系统等等。确实那几年软件系统刚刚兴起它们的主要使命是完成基础数据的增删改查三五年时间过去了已经沉淀了足够的数据统计和分析具备了先决条件。进销存系统中统计分析Y轴一般按照两个维度一是销售量二是销售额X轴一般是销售员、商品单品、店铺时间周期通常为日、周、月、季、年对比方式一般同比和环比表现形式一般为饼状图、柱状图、曲线图。如下图以月度为例各种维度的统计图以上足以统计店铺的销售情况要进一步分析库存和商品还需要引入更多的统计方式例如滞销率、动销率等等。进销存系统如何帮助我们提升业绩随时知道那件商品畅销有经验的老板通过眼光可以看出来但是销售员和店长不能定能看出来要靠数据说话。随时知道谁的销售业绩好该奖励奖励留住好员工淘汰业绩差的随时知道消费趋势淡旺季及时知道异常趋势监控和验证常规数据及时捕捉新趋势。用系统完成我们的策划活动及时跟踪数据库例如监控促销活动的参与情况监控会员返积分活动等等及时调整策略弥补漏洞。及时发现问题及时更正不要等到不可收拾的时候再去改悔之晚矣。远景的延伸互联网的发展对各行业冲击很大既是挑战也是机遇无论是哪个行业都在更新换代机会是均等的而勇于接受新事物并为之而改变的才能成为赢家。安于现状的必然死于安乐。面对改革大潮思变而不是改行。工业有1.02.03.0 4.0鞋服行业也要有4.0。借助进销存软件完成大数据分析提高服务和用户体验完成超越。有个品牌服装店在衣服加上安装了一个设备只要有人动一下就记录一次通过这种方式记录衣服的试穿率从而有效的分析顾客的喜好。总之使用物联网和互联网技术来完成产业升级是当务之急。后记本文并没有很全面的介绍进销存系统而是从重要的几个方面介绍了进销存系统应该有的功能提出一个问题解决一个问题有则改之无则加勉。正确使用进销存系统让软件更好的为实体服务。在探索的道路上永无止境闻道有先后术业有专攻做好自己的事情专心、专业、专注。