跨部门要材料，为什么总要不来

跨部门要材料为什么总要不来下午两点发出去的消息到现在没回。你需要的只是三个数这个季度他们那边的完成量、投入人力、还有一条说明。明天上午要交。你又发了一条措辞比上一条更客气。对方回了个稍等。五点二十还是没有。你开始想是不是该直接打电话又怕显得催得太紧。最后你决定自己估一个填上去——反正大差不差。这件事的真正问题不在对方态度大多数人把要不来材料理解成人际问题他不配合、他不重视、他跟我不是一个领导。于是解决办法就变成更客气一点、多催几次、找机会当面说。这些做法有时有效但经常无效。因为它们没有触及真正的原因。对方拖着不给通常只有一个原因给他造成的成本大于他给出去的收益。你以为的就三个数在对方那儿是一件事你觉得三个数字是顺手的事。但在对方的工作里这三个数字意味着先想起来放哪了翻系统还是翻表格确认口径是哪个版本上季度有人问过一样的问题找领导确认能不能对外给写两句说明。这一套下来可能占掉他一小时。而他手上还有自己的材料要交。所以你催的不是三个数是一件让他得停下手头工作、花一小时、还要担一份责任的活。如果这件事在你那儿很急在他那儿不急它就会一直排在他列表的末尾。你没给他现在做的理由这是第二个原因也是最多人忽略的。你发的消息里通常只有要什么没有为什么现在要。对方看到的是又有人要东西了。但如果消息里明确写着这份材料明天上午十点要报到分管领导那里缺这三个数会卡住那这件事的性质就变了——它不再是你个人的请求而是一件有外部节点的事。同样的内容有没有这个节点优先级完全不同。一封消息说清四件事我的做法是一条消息里必须包含第一要什么精确到格式。三个数完成量、投入人力、说明一句话。“不要只说要一下你们那边的情况”。第二为什么现在要。“明天上午十点要报分管领导。”第三给他省事。如果我能提供模板、能自己算的部分先算好、能标注哪几项他只需确认我就先做完。第四说清用途和范围。“只用于这份汇报不对外。”第三条尤其重要。你把他的工作量从一小时压到十分钟他就没有理由拖。几个能真正推动的动作时间节点不要自己定。能挂到公司已有的会上就挂上去。周四的经营例会要用比我周五要有力得多。抄送的作用是让对方知道这件事有见证。抄给他的直属领导要有理由比如同步一下进度而不只是给对方压力。催第二次的时候别只问好了吗。加一句还差哪部分我先补齐其他的——把话题从催变成一起解决。到了约定时间还没给就当面或者打电话别继续发文字。文字催到第三遍双方都很难受。什么情况下确实要不来有一种情况再怎么优化沟通都没用对方手上也没有这个数。比如流程还没走到他那里数据还没结账或者这件事本来就不归他管。这时候要回到源头——找真正有数据的人或者把材料的这一部分标成待补。硬催一个拿不出来的人只会把关系耗掉问题还在。还有一种如果是跨层级、跨事业部的协调个人之间的沟通本身就不够需要你的领导出面。这不叫越级叫匹配层级。最后要材料这件事本质不是求人。是把一件在你这儿紧急的事变成在对方那儿也说得过去的事。做法无非三条说清楚要什么给他一个现在做的理由把他要花的力气减到最小。至于态度客气不客气反而是最不重要的那一项。